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推行预算管理信息化,提高白沙集团预算管理水平

   日期:2006-04-12     来源:www.newshangmeng.com    作者:新商盟    浏览:521    评论:0    
核心提示:全方位预算管理是商家非常重要的管理体系和机制,好吗提升预算管理水平是商家管理控制的核心问题。
全方位预算管理是企业非常重要的管理体系和机制,怎么样提高预算管理水平是企业管理控制的核心问题。本文介绍了白沙集团全方位预算管理的近况,对白沙集团预算管理的信息化需要进行了剖析,提出了借用基于多维数据库的专业化预算管理系统提高白沙集团全方位预算管理水平的信息解决决策略。集团可以通过预算管理系统打造一个强大的预算管理协同工作平台,使集团各预算单位可以在该平台上一同参与全方位预算管理,以规范集团全方位预算管理工作,提高集团全方位预算管理效率。该解决方法为烟草制造企业应用信息化平台有效提升企业预算管理水平的探索提供思路。  著名管理学家戴维奥利(David Otley)曾说过:“全方位预算管理是为数不多的几个能把组织的所有重要问题融合于一个体系之中的管理控制办法之一”。海外管理学界从20 世纪20年代就开始研究预算管理问题,伴随时间的推移和管理变革,预算管理的研究和实质应用不断地深入,到今天已成为企业不管缺少的一种管理机制。以财富500强为代表的海外大公司无一例外地把预算作为管理控制的工具和营业额评价的依据。温家宝总理在2004年政府工作报告在谈到国内国有企业改革时,就明确地把“打造国有资本经营预算规范和企业经营营业额考核体系”作为深化经济体制改革的要紧方法。可见企业预算管理已遭到理论界、政府和企业实务界的广泛关注的问题。  现代企业全方位预算不止是预算表格,而是集目的、协调、控制、考核于一体的一整套管理机制,企业预算管理有益于增强企业适应市场变化和抵御风险的能力,能够帮助理顺企业管理体制和运行机制,是达成企业策略的效果最好的保障体系。  1、 白沙集团全方位预算管理信息化需要剖析   白沙集团全方位预算管理近况  随着着中国烟草行业继续“深化改革、推进重组、走向联合、一同进步”,烟草企业走向集聚式进步道路,烟草企业信息化进步已走向集成的数字化阶段。据统计,2004年IT全国应用资金投入规模同比增长20%左右。在近3年中,烟草行业的信息化建设在信息服务的资金投入上或有较大规模的增长,在行业总体信息化资金投入中的比率将由过去的6.8%增长到32.5%。其中,烟草行业在信息服务上需要最为旺盛的依次是:系统集成、软硬件售后与维护、外包服务和IT教育与培训;相对而言,IT咨询、主机推广托管和接入服务的需要较小(见图1)。  白沙集团与烟草行业其他企业一样,在企业信息化建设方面一直处于优先进步地位。它于2001年就在咨询企业的帮下,开始推行进销存系统,之后,又将数据挖掘技术引入企业管理之中,大大加快了企业信息化建设进程。这为集团企业推行全方位预算管理提供了信息技术平台。

  白沙集团在《国有大中型企业打造现代企业规范和加大管理的基本规范(试行)》的指导下,于2001年开始结合企业的实践,探索推行全方位预算管理。白沙集团的预算管理模式见图2所示。

  白沙集团的预算管理模式具备以下特征:在预算规范上推行以达成企业进步策略为目的、以企业经营计划为重点、以资金配置为保障的全方位预算管理。企业预算的规范突破了原有些财务预算管理框架,推行了以“策略-经营计划-预算”联动的预算管理。  1、机构设立:预算管理委员会是集团公司内设立的预算事情的最高权力机构与决策机构,它与策略管理委员会、薪资管理委员会、审计管理委员会等一同构成董事会的专门委员会。预算管理委员下设立预算拟定小组与预算实行控制小组。各小组下为各部门预算员组成。  2、预算编制:第一,预算管理委员会与每年9月份召开下一年度策略经营预算会议,拟定公司将来进步策略,在企业策略目的的指导下,确立将来年度的经营目的。第二,各业务部门依据企业策略的需要,拟定企业的生产经营计划。各部门的生产经营计划包括:计划项目名字、项目的必要性和可行性剖析、达成项目的目的和推行策略的设计、项目的资金需要及其计算依据。预算拟定小组对各业务部门上报的预算进行评估和大全,将评估结果返回各业务部门,并在多次博弈而形成最后的预算大全报表。最后,12月中旬将预算编制结果提交预算管理委员会,由预算管理委员会提交董事会并由股东大会讨论批准。  3、预算实行与控制:企业预算实行与控制小组对年度预算的实行进行监督,并依据实行状况,为第二年拟定预算提供数据信息。在遇见需要调整预算策略的状况时,报预算管理委员会提交董事会批准。  4、预算评价及绩效管理:年度结束时,预算实行控制小组对整个年度预算计划的实行状况进行评价,然后基于评价结果进行勉励,与薪资管理等相结合,最后将预算的评价和勉励结果汇报到预算管理委员会,从而提供企业策略计划推行的状况,为下一年度拟定、调整策略计划提供依据。  白沙集团预算管理的信息化需要  白沙集团已经有了一整套全方位预算管理规范组织体系,但因为现有些数据集成与处置程度还没办法满足企业预算管理的需要,预算集成整理尚处于初级阶段,预算管理信息化程度低。白沙集团现在用的预算工具为Excel。因为预算工作具备分层管理、多部门参于、需要上下多次交流、需要动态调整、数据量大、数据之间勾稽关系复杂等特征。因此,作为一种典型的电子表格软件,Excel本质上是一种个人工具,与专业预算软件相比,其预算编制效率低、数据管理分散、准确性差、缺少有效的控制方法、预算剖析浪费时间费力、周期长,不能满足白沙集团迅速成长对准时、准确、全方位的管理决策支持的需要,也大大影响白沙集团一流的全方位预算管理理念的实行,具体问题主要表目前:  1、 缺少预算控制平台,预算控制靠手工进行,控制效率低  白沙集团的预算控制理念比较先进成熟,专门成立了预算实行控制小组对各业务部门的预算实行状况在业务活动发生前进行严格审核,以确保业务活动严格根据预算实行,但因为缺少信息管理软件的支持,只能靠人工审核把关,效率比较低下,伴随公司规模的进一步增长,这种手工控制方法已经愈加影响业务审批的效率。  2、数据管理分散,难以有效协调和管理整个组织一同参与预算  现在白沙集团的预算数据管理十分分散,各预算大全数和明细数据分别存储在不一样的EXCEL表中,数据之间是割裂的,不可以达成穿透式查看,大全和查看的效率十分低,且容易出错。比如,部门编制的各年度历史预算数据和实质数据没办法达成集中管理,没办法为公司审核各部门的年度预算提供历史参考标准。因为缺少权限控制和管理功能,没办法自动达成预算目的的分解和预算数据的大全合并,因此运用EXCEL表编制预算时,协调各子公司、各部门一同参与预算的效率较低,并且难以对各部门的预算编制过程进行控制和管理。  3、预算编制工作量大,难以支持以后编制季度或月度滚动预算的需要因为白沙集团预算编制的比较细,集团部门比较多,因此预算报表的数目很多,因此预算体系比较复杂,运用EXCEL表编制预算需要进行很多的公式设置,预算编制的工作量很大,伴随以后预算的进一步精细化管理,如需要根据月度编制滚动预算,那样这种方法将不能满足迅速编制预算的需要。  4、依赖手工取数剖析,预算剖析浪费时间费力,准确性差,周期长  因为EXCEL表没办法和企业现有财务管理系统和业务软件集成,自动获得实质数据,因此预算实行剖析的工作量非常大,剖析周期长,没办法满足为公司领导准时提供剖析报告的需要。  5、难以多角度灵活、立体反映数据  受自己功能的限制,EXCEL表展示给大家的数据格式只能是二维静态的格式,非常难以更灵活、立体的方法展示预算数据,因此公司要想从不同角度反映企业的预算信息,只能从不同角度去另外编制有关报表,影响了公司预算管理精细化的需要。  鉴于Excel表作为预算工具所存在的很多问题,大家觉得国际著名BPM提供商Hyperion企业的预算商品,有益于企业拓展全方位预算管理过程中的信息化水平。  2、借用专业化预算管理系统,提高白沙集团全方位预算管理水平  Hyperion全方位预算软件  Hyperion全方位预算软件是Hyperion公司提出的企营业额效管理(BPM)框架中的一个要紧组成部分。它为企业拓展全方位预算管理提供了一个完 整的平台和工具,在设计上使用了成熟的多维数据库技术,并融入了不少财务智能和模型,可以与各种财务和业务系统进行有效集成,从而使复杂的预算工作变得愈加浅易。

  Hyperion 预算软件,如图4所示,将预算管理职员分为三类:系统管理员(预算经理)、预算合并人和预算编制人。

  系统管理员等于企业的预算负责人,在软件中权限最高,主要负责公司整体预算策略的配置和管理预算合并人和预算编制人的权限;  预算合并人是企业末级预算单位以上的各级预算单位,负责下级预算单位预算策略的下发、预算审批和大全工作。  预算计划人就是企业的末级预算单位,其责任是负责根据上级下发的预算策略编制预算数据。  预算经理负责设置公司整体预算策略,并通过系统自上而下逐级下发公司预算策略,系统在分发策略时会依据各用户的权限进行分发控制和管理。  预算编制人编制完成的数据,会通过系统自下而上逐层大全。  在预算下发实行的过程中,各级预算单位可以通过系统进行预算剖析和滚动预算。  推行预算管理信息化,提高白沙集团策略实行力  全方位预算管理是集策略推行、内部控制、内部交流协调和管理决策支持等功能于一身的综合性管理工具,依据白沙集团的现实需要,通过推行预算管理信息化管理,将提高白沙集团全方位预算管理效率,为达成白沙集团的进步策略提供保障:  1. 为白沙集团提供一个强大的预算管理协同工作平台,使集团各预算单位可以在该平台上一同参与全方位预算管理,以规范集团全方位预算管理工作,提高集团全方位预算管理效率:   在该平台可以对企业的预算策略进行统一设置,从而规范各单位预算编制工作;   该平台自己内置丰富的财务智能功能,无需任何公式设置,即可迅速、准确达成集团预算目的、预算模版的自上而下自动分发与预算数据的自下而上自动大全,并可达成自动生成三张财务报表,可以大大缩短白沙集团编制计划和预算所需的时间;   该平台可以将集团各预算单位现在分散在各张EXCEL报表中的预算数据集中在数据库中进行统一管理,从而可以有效解决集团上下预算数据的一致性、整理性,并可以依据管理上的需要,通过肯定的搜索条件迅速创建和查询预算报表,满足公司对预算信息的实时穿透查看;   该平台支持按用户设置严格细致的权限管理,可保证整个集团预算管理工作的严谨性和机密性。  2. 全方位提高集团全方位预算管理对公司管理上的决策支持能力,通过预算管理,愈加明确地知道企业的运营情况,帮白沙集团精确地预测企业的各项活动对企业运营所产生的影响,同时对市场的变化做出准时的反应,以帮企业做出正确的决策,发现和推进潜在的价值增长点,维持企业的角逐优势:   该平台支持多达108个预算编制角度来编制企业的预算,并可以借助其一流的多维数据库功能达成对集团细致的预算数据从不同层次和不同角度进行筛选和管理,从而可以有效提升集团全方位预算管理的精细化水平;   该平台可以达成在业务活动发生前对各部门的预算实行进行实时控制和预警,大大提升现有些人工控制模式。   该平台可以达成与公司现有些ORACLE系统和BI系统之间的无缝集成,通过按期将实质实行的业务数据导入预算系统,可以在预算系统中自动达成预算实行状况剖析,包括历史趋势剖析、预算实行对比剖析和差异(价差和量差)剖析、多角度预算数年据挖掘剖析、多角度实质数据的挖掘剖析等,提升预算剖析的准时性、准确性、细致性。   该平台可以便捷的达成集团预算的滚动调整和弹性编制,从而提升预算对迅速变化的外部环境的适应性;  3. 通过该平台的推行,将各部门不同年度的预算数据和实质数据进行集中统一管理,为公司合理评价和审核各部门的年度预算是不是合理提供历史参考标准。  总之,通过该平台的推行,将集团现在在烟草行业比较有影响的较成熟的预算管理模式与国际一流的预算管理工具相结合,进一步树立白沙集团的管理在业内的标杆和典范效应,从而推进白沙品牌地位的进一步提高。
 
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